[Bài viết] Một số lưu ý khi sinh viên sử dụng email

Hiện nay , thư điện tử (Email) là công cụ đắc lực trợ giúp sinh viên khi muốn liên hệ hoặc trao đổi thông tin với Thầy, Cô giáo hoặc liên hệ với các Phòng, Ban trong trường. Tuy nhiên, Nhiều sinh viên vẫn chưa biết cách viết và trình bày môt bức thư điện tử theo đúng cấu trúc và đảm bảo nội dung muốn truyền đạt. Khoa Cầu Đường gửi đến các em một số lưu ý khi sử dụng và trình bày email để đạt hiệu quả cao nhất.

 1. Địa chỉ gửi và nhận email

Sinh viên nên sử dụng địa chỉ email mang tính chính thống như email của nhà trường cung cấp hoặc nếu là địa chỉ email cá nhân thì cần đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu, không có các từ gây hiểu lầm  để liên hệ với Thầy Cô và các Phòng, Ban trong trường.

Đảm bảo rằng chúng ta nhập đúng địa chỉ email của Thầy, Cô hoặc người chúng ta muốn gửi thư. Ngoài ra, bên phía tay phải của ô địa chỉ email đến còn có phần Cc và Bcc với tính năng như sau:

Cc: Sử dụng khi bạn muốn một vài người khác, không phải người nhận chính cũng nhận được bản sao của email.

Bcc: Cũng sử dụng khi bạn muốn gửi bản sao email đến nhiều người nhưng không muốn họ biết bạn đã gửi thêm cho người khác.

2. Chủ đề Email

Chủ đề email (hay còn gọi là tiêu đề) nên ngắn gọn, xúc tích, đảm bảo đúng và đủ thông tin muốn truyền tải của cả email.

3. Nội dung email và các file đính kèm

Đây là một trong 3 phần quan trọng của một email. Đối với một sinh viên, khi viết nội dung email gửi Thầy, Cô hoặc các Phòng Ban trong trường cần đảm bảo đầy đủ nội dung cấu trúc như: Lời chào; Giới thiệu bản thân; Nội dung muốn trình bày; Lời cảm ơn. Câu viết trong email nên có đủ chủ ngữ và vị ngữ, tránh các từ viết tắt, khó hiểu.

Đối với file đính kèm cũng cần đặt tên ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.

Các bạn sinh viên có thể tham khảo cấu trúc sau: